Parámetros para el correcto desarrollo de los esquemas de autorregulación vinculante a que se refiere el artículo 44 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares Parámetros para el correcto desarrollo de los esquemas de autorregulación vinculante a que se refiere el artículo 44 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.
Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretaría de Economía.
Con fundamento en los artículos 16, 89 fracción I, 92 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 11, 12, 13, 34 fracciones XXIII y XXXI de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; 4 de la Ley Federal de Procedimiento Administrativo; 43 fracción V, 44 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares; 79, 80, 81, 82, 83, 84, 85 y 86 del Reglamento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares; y 3, 5 fracción XVI del Reglamento Interior de la Secretaría de Economía; y
CONSIDERANDO
Que el párrafo segundo del artículo 16 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, señala que toda persona tiene derecho a la protección de sus datos personales, al acceso, rectificación y cancelación de los mismos, así como a manifestar su oposición, en los términos que fije la ley, la cual establecerá los supuestos de excepción a los principios que rijan el tratamiento de datos personales, por razones de seguridad nacional, disposiciones de orden público, seguridad y salud públicas o para proteger los derechos de terceros;
Que el artículo 43 fracción V de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares âen lo sucesivo, Ley de Datos- prevé la atribución a cargo de la Secretaría de Economía de fijar los parámetros necesarios para el correcto desarrollo de los esquemas de autorregulación vinculante a que se refiere el artículo 44 de dicho cuerpo normativo; ello, en coadyuvancia con el Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos;
Que en términos del referido artículo 44 de la Ley de Datos, las personas físicas y morales pueden convenir entre ellas o con organizaciones civiles o gubernamentales, nacionales o extranjeras, esquemas de autorregulación vinculante en materia de protección de datos personales, los cuales deben servir como complemento a lo dispuesto por la Ley de Datos y su Reglamento;
Que la autorregulación es una actividad a través de la cual los responsables se comprometen a la protección de datos personales mediante el cumplimiento con lo dispuesto por la Ley, el Reglamento y demás disposiciones aplicables, y complementando lo previsto por éstos;
Que los esquemas de autorregulación vinculante deben contener mecanismos para medir su eficacia en la protección de los datos personales, reglas o estándares específicos que permitan armonizar los tratamientos de datos personales efectuados por los adheridos y facilitar el ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales, así como prever consecuencias y medidas correctivas eficaces en caso de incumplimiento a tales esquemas de autorregulación vinculante;
Que dichos esquemas de autorregulación vinculante deben estar constituidos por dos elementos básicos: por un lado, el tipo de esquema de autorregulación vinculante en el que se recogen los principios, normas y procedimientos que los miembros adheridos se comprometen a observar y cumplir y, por otro lado, los mecanismos de control necesarios para la aplicación de tales normas;
Que los esquemas de autorregulación vinculante en materia de protección de datos personales pueden traducirse en códigos deontológicos o de buena práctica profesional, sellos de confianza, certificaciones u otros;
Que los esquemas de autorregulación vinculante pueden ser creados por un responsable, un grupo de responsables o un sector determinado y que en su creación pueden participar diversos sujetos interesados como el caso de grupos de consumidores u organizaciones civiles o gubernamentales, nacionales o extranjeras;
Que los esquemas de autorregulación vinculante podrán enriquecerse a través de la certificación voluntaria de los responsables, la cual es una manera para que éstos demuestren a los titulares el compromiso que han adquirido en materia de protección de datos personales, y
Que con la finalidad de crear las bases necesarias para que los particulares, sean éstos personas físicas o morales, cuenten con elementos para la elaboración, conformación y aplicación de los esquemas de autorregulación vinculante en materia de protección de datos personales con apego a lo previsto por la Ley de Datos, y en observancia a lo dispuesto por el artículo Quinto Transitorio del Reglamento de dicha norma, se
expiden los siguientes
PARAMETROS PARA EL CORRECTO DESARROLLO DE LOS ESQUEMAS DE AUTORREGULACION
VINCULANTE A QUE SE REFIERE EL ARTICULO 44 DE LA LEY FEDERAL DE PROTECCION DE
DATOS PERSONALES EN POSESION DE LOS PARTICULARES
Capítulo I
Disposiciones Generales
Objeto
Primero. Los presentes Parámetros tienen por objeto establecer reglas, criterios y procedimientos para el correcto desarrollo e implementación de los esquemas de autorregulación vinculante en materia de protección de datos personales, a los que se refieren los artículos 44 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, y 79, 80, 81, 82, 83, 84, 85 y 86 de su Reglamento.
Ambito de aplicación
Segundo. Los presentes Parámetros son de observancia obligatoria en toda la República Mexicana para la validación y reconocimiento del Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos, de los esquemas de autorregulación vinculante en materia de protección de datos personales, que desarrollen o promuevan personas físicas o morales.
Definiciones
Tercero. Adicionalmente a las definiciones previstas en los artículos 3 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, y 2 de su Reglamento, para los efectos de los presentes Parámetros se entenderá por:
I. Adherido: Responsable o encargado que, de manera voluntaria, se obliga a observar un esquema de autorregulación vinculante;
II. Cláusulas tipo: Disposiciones contractuales estandarizadas que permiten armonizar los tratamientos de datos personales efectuados por los adheridos, facilitar el ejercicio de los derechos de los titulares y favorecer el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley y el Reglamento;
III. Esquema de autorregulación vinculante: Conjunto de principios, normas y procedimientos, de adopción voluntaria y cumplimiento vinculante, validados por el Instituto, que tiene como finalidad regular el comportamiento de los responsables y encargados respecto a los tratamientos de datos personales que lleven a cabo;
IV. Formatos tipo: Formularios estandarizados que facilitan a los titulares el ejercicio de los derechos previstos en la Ley;
V. Instituto: Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos;
VI. Ley: Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares;
VII. Mecanismos alternativos de solución de controversias: Procedimientos voluntarios, basados en la satisfacción de las partes y la buena fe, tales como la negociación, la mediación y la conciliación, como alternativa paralela al sistema de administración de justicia, permiten a los adheridos resolver las controversias que se susciten con los titulares a través del nombramiento e intervención de un tercero imparcial;
VIII. Parámetros: Parámetros para el correcto desarrollo de los esquemas de autorregulación vinculante a que se refiere el artículo 44 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares;
IX. Registro: Registro de Esquemas de Autorregulación Vinculante, a cargo del Instituto;
X. Reglamento: El Reglamento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares;
XI. Revisión: Actividad estructurada, objetiva y documentada, llevada a cabo por el administrador del esquema de autorregulación vinculante, un externo o el Instituto, con la finalidad de constatar el cumplimiento continuo de los contenidos establecidos en los esquemas de autorregulación vinculante, incluida la
certificación, y
XII. Secretaría: La Secretaría de Economía.
Definiciones para el sistema de certificación en materia de datos personales
Cuarto. Para efectos del Capítulo III de los Parámetros, se entenderá por:
I. Acreditación: Acto por el cual una entidad de acreditación manifiesta la competencia técnica, confiabilidad y la conformidad de los certificadores con la Ley, el Reglamento, los presentes Parámetros y demás normativa aplicable para realizar auditorías en materia de protección de datos personales y emitir los certificados correspondientes;
II. Auditoría: Proceso documentado en el que se obtienen registros, declaraciones de hechos u otra información pertinente para determinar la conformidad de un responsable o encargado, con base en la Ley, el Reglamento y los presentes Parámetros, para la obtención de certificados a los que refiere la fracción IV del presente parámetro;
III. Certificación: Acto mediante el cual los certificadores determinan la conformidad de tratamientos, políticas, programas y procedimientos relacionados con la protección de datos personales respecto de la Ley, su Reglamento y demás normativa aplicable en la materia, estándares y mejores prácticas. También podrán ser sujetas de certificación principios, deberes u obligaciones específicos previstos por la Ley, Reglamento, los Parámetros y demás normativa aplicable en la materia;
IV. Certificado: Documento formal en que se indica que la certificación ha sido otorgada a un responsable o encargado en específico. En él se encuentran descritos los alcances de dicha certificación;
V. Constancia de acreditación: Documento formal en el que se indica que la acreditación ha sido otorgada a un certificador en específico. En ella se encuentran descritos los alcances de dicha acreditación;
VI. Certificador: Persona física o moral acreditada por una entidad de acreditación, que tiene por objeto emitir certificados;
VII. Entidad de acreditación: Persona moral autorizada por el Instituto para llevar a cabo la acreditación de personas físicas o morales que busquen convertirse en certificadores;
VIII. Evaluación: Proceso documentado en el que se obtienen registros, declaraciones de hechos u otra información pertinente para determinar la conformidad de un certificador, con base en la Ley, el Reglamento y los presentes Parámetros, para la obtención de una acreditación de alcance definido;
IX. Evaluación total: Proceso documentado en el que se obtienen registros, declaraciones de hechos u otra información pertinente para determinar la conformidad de un certificador, con base en la Ley, el Reglamento y los presentes Parámetros, para la obtención de una acreditación de alcance definido respecto de todos los requisitos previstos en el parámetro Quincuagésimo octavo;
X. Evaluación parcial: Proceso documentado en el que se obtienen registros, declaraciones de hechos u otra información pertinente para determinar la conformidad de un certificador, con base en la Ley, el Reglamento y los presentes Parámetros, para la obtención de una acreditación de alcance definido, respecto de algunos de los requisitos previstos en el parámetro Quincuagésimo octavo;
XI. Procedimiento de renovación del certificado: Proceso al que se someten los responsables y encargados certificados para reiniciar la certificación que haya concluido su vigencia;
XII. Procedimiento de revocación de la acreditación: Proceso que sustancia el acreditador, el cual puede concluir con la cancelación total de la acreditación que tiene un certificador;
XIII. Procedimiento de revocación de la autorización: Proceso que sustancia el Instituto, el cual puede concluir con la cancelación total de la autorización otorgada a la entidad de acreditación;
XIV. Procedimiento de revocación del certificado: Proceso que sustancia el certificador, el cual puede concluir con la cancelación total del certificado otorgado al responsable o encargado por parte del certificador;
XV. Procedimiento de suspensión de la acreditación: Proceso que sustancia la entidad de acreditación, el cual puede concluir con la inhabilitación temporal de la acreditación que tiene un certificador y que admite una posterior reactivación de la misma;
XVI. Procedimiento de suspensión de la autorización: Proceso que sustancia el Instituto, el cual puede concluir con la inhabilitación temporal de la autorización que tiene una entidad de acreditación y que admite
una posterior reactivación de la misma, y
XVII. Procedimiento de suspensión del certificado: Proceso que sustancia el certificador que pude concluir con la inhabilitación temporal del certificado que admite una posterior reactivación del mismo.
Objetivos generales de los esquemas de autorregulación vinculante
Quinto. Los esquemas de autorregulación vinculante en materia de protección de datos personales tienen el objeto de complementar lo dispuesto por la Ley, el Reglamento y cualquier otra disposición aplicable en la materia, así como demostrar ante el Instituto y los titulares el cumplimiento de obligaciones previstas en dicha normativa, y contendrán reglas o estándares específicos que permitan armonizar los tratamientos de los datos personales efectuados por los adheridos y facilitar el ejercicio de derechos por parte de los titulares.
Objetivos específicos de los esquemas de autorregulación vinculante
Sexto. De conformidad con lo establecido en el artículo 80 del Reglamento, los esquemas de autorregulación vinculante tienen los siguientes objetivos primordiales:
I. Coadyuvar al cumplimiento del principio de responsabilidad al que refiere la Ley y el Reglamento;
II. Establecer procesos y prácticas cualitativos en el ámbito de la protección de datos personales que complementen lo dispuesto en la Ley;
III. Fomentar que los responsables establezcan políticas, procesos y buenas prácticas para el cumplimiento de los principios de protección de datos personales, garantizando la privacidad y confidencialidad de la información personal que esté en su posesión;
IV. Promover que los responsables de manera voluntaria cuenten con constancias o certificaciones sobre el cumplimiento de lo establecido en la Ley, y mostrar a los titulares su compromiso con la protección de datos personales;
V. Identificar a los responsables que cuenten con políticas de privacidad alineadas al cumplimiento de los principios y derechos previstos en la Ley, así como de competencia laboral para el debido cumplimiento de sus obligaciones en la materia;
VI. Facilitar la coordinación entre los distintos esquemas de autorregulación reconocidos internacionalmente;
VII. Facilitar las transferencias con responsables o terceros que cuenten con esquemas de autorregulación como puerto seguro;
VIII. Promover el compromiso de los responsables con la rendición de cuentas y adopción de políticas internas consistentes con criterios externos, así como para auspiciar mecanismos para implementar políticas de privacidad, incluyendo herramientas, transparencia, supervisión interna continua, evaluaciones de riesgo, revisiones externas y sistemas de remediación, y
IX. Encauzar mecanismos alternativos de solución de controversias entre responsables, titulares y terceras personas, como son la negociación, la conciliación y la mediación, entre otros.
Autorregulación Vinculante
Séptimo. La adhesión a los esquemas de autorregulación vinculante por parte de un responsable o encargado es de carácter voluntario; no obstante, el cumplimiento de dichos esquemas será obligatorio para los responsables y encargados que se adhieran o adopten los mismos, los cuales contendrán las sanciones por su incumplimiento.
Principios aplicables a la autorregulación vinculante
Octavo. Los principios torales que deben ser observados por los esquemas de autorregulación vinculante son:
I. Voluntariedad en la adhesión o adopción del esquema de autorregulación vinculante;
II. Obligatoriedad, ya que el esquema de autorregulación vinculante constriñe a quien se adhiere o lo adopta;
III. Transparencia relativa a las prácticas que siguen en materia de protección de datos personales salvo aquellos aspectos que los responsables o encargados señalen como confidenciales o reservados, siempre que tengan derecho a clasificar esa información de conformidad con las disposiciones aplicables;
IV. Responsabilidad, que materializa la obligación que tiene el responsable de velar por el cumplimiento de los principios de protección de datos personales previstos por la Ley en relación con los datos personales que
posee, o que haya comunicado a un tercero o encargado, ya sea que éste se encuentre o no en territorio nacional, debiendo adoptar medidas para su aplicación, e
V. Imparcialidad, los esquemas de autorregulación vinculante deben organizarse y operar de forma que salvaguarden la objetividad e imparcialidad de sus actividades.
Normas Oficiales Mexicanas y Normas Mexicanas
Noveno. De conformidad con el artículo 43, fracción V de la Ley, la Secretaría, en coadyuvancia con el Instituto, podrán participar en la elaboración y promoción de normas oficiales mexicanas y normas mexicanas en los términos de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización y su Reglamento, que regulen el correcto desarrollo de esquemas de autorregulación vinculante.
Clases de esquemas de autorregulación vinculante
Décimo. Los esquemas de autorregulación vinculante pueden traducirse en códigos deontológicos, códigos de buenas prácticas profesionales, políticas de privacidad, reglas de privacidad corporativas, sellos de confianza y certificaciones, entre otros, en términos del artículo 44 de la Ley y 80 del Reglamento.
De los incentivos de la autorregulación vinculante
Undécimo. La adopción y cumplimiento de un esquema de autorregulación vinculante inscrito ante el Instituto, será considerado por dicha autoridad para determinar la atenuación de la sanción que corresponda, en caso de verificarse algún incumplimiento a lo dispuesto por la Ley y el Reglamento, en términos del artículo 81 del Reglamento. Asimismo, el Instituto podrá determinar otros incentivos para la adopción de esquemas de autorregulación vinculante.
Capítulo II
Del contenido de los esquemas de autorregulación vinculante
Sección I
De los contenidos mínimos
Complementariedad
Duodécimo. Los esquemas de autorregulación vinculante deberán prever y complementar los principios de licitud, consentimiento, información, calidad, finalidad, lealtad, proporcionalidad y responsabilidad, y los deberes de confidencialidad y seguridad, que rigen el tratamiento de los datos personales, así como lo dispuesto en la Ley, su Reglamento, los Parámetros y demás normativa que resulte aplicable, así como prever los mecanismos que garanticen su cumplimiento.
En el caso de la certificación en materia de protección de datos personales, ésta podrá realizarse respecto a principios, deberes u obligaciones específicos previstos por la Ley, el Reglamento, los Parámetros y demás normativa aplicable, estándares y mejores prácticas.
Armonización
Decimotercero. Todo esquema de autorregulación vinculante deberá contener reglas o estándares específicos que permitan armonizar los tratamientos que lleven a cabo quienes se adhieren o adoptan los mismos, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley, su Reglamento, los Parámetros y demás disposiciones que resulten aplicables.
Normatividad Aplicable
Decimocuarto. Los esquemas de autorregulación vinculante deberán hacer mención de las disposiciones legales, reglamentarias o administrativas que rijan el sector de que se trate.
Requisitos
Decimoquinto. Adicionalmente, todo esquema de autorregulación vinculante deberá establecer claramente, según corresponda:
I. El tipo de esquema de autorregulación vinculante de que se trata que podrá constituirse en códigos deontológicos, códigos de buena práctica profesional, políticas internas de privacidad, reglas de privacidad corporativa, sellos de confianza o cualquier otro que cumpla con lo establecido por los presentes Parámetros, incluyendo su régimen de funcionamiento y administración, los requisitos y el procedimiento de adhesión a los mismos;
II. Su ámbito tanto material como personal de aplicación, refiriéndose el primero a los tratamientos de
datos personales, y el segundo a los titulares de los datos tratados, al responsable, grupo de responsables o sector obligado al cumplimiento del esquema de autorregulación vinculante de que se trate.
Los esquemas de autorregulación vinculante podrán regular determinados tratamientos de datos personales o la totalidad de tratamientos de datos personales que realiza un responsable, encargado, grupo de responsables o sector;
III. Su vigencia y mecanismos de actualización, renovación o terminación. Asimismo, deberá señalar los mecanismos por los cuales se comunicará a los interesados la actualización, renovación o terminación del mismo;
IV. Procedimientos o mecanismos que se emplearán para hacer eficaz la protección de datos personales por parte de los adheridos, incluyendo previsiones específicas que respondan a las buenas prácticas nacionales e internacionales;
Estos procedimientos y mecanismos incluyen, entre otros, la utilización de determinadas cláusulas tipo para la contratación de un encargado; y las previsiones pertinentes a las transferencias nacionales e internacionales de datos personales, en su caso;
V. Medidas concretas tomadas respecto a la protección de datos personales en relación a categorías especiales de titulares tales como menores de edad y grupos vulnerables;
VI. Procedimientos y mecanismos para medir la eficacia del esquema de autorregulación vinculante adoptado, como la creación de cifras, indicadores y estadísticas relacionadas con los distintos procesos puestos en operación incluyendo la atención a titulares en el ejercicio de derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, así como de revocación del consentimiento y atención de quejas, con el objeto de proveer un esquema de autorregulación vinculante transparente que permitan conocer a los sujetos interesados cómo funciona dicho esquema;
VII. Sistemas de supervisión, revisión y vigilancia, internos y externos;
VIII. Programas de capacitación para quienes traten los datos personales;
IX. Mecanismos destinados a facilitar el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición, así como de revocación del consentimiento, incluyendo los de atención a las solicitudes formuladas por los titulares, y formatos tipo para el ejercicio de derechos;
X. La identificación de los responsables adheridos, que posibilite reconocer a los responsables que satisfagan los requisitos exigidos por determinado esquema de autorregulación vinculante y que se encuentran comprometidos con la protección de los datos personales que poseen;
XI. Las medidas correctivas eficaces en caso de incumplimiento, y
XII. Los medios ofrecidos a los titulares para que puedan conocer más acerca del esquema de autorregulación vinculante al que un responsable se encuentra adherido.
Administración del esquema de autorregulación vinculante
Decimosexto. Todo esquema de autorregulación vinculante deberá contar con un administrador, cargo que podrá recaer en una persona u órgano colegiado, interno o externo, que garantice su imparcialidad y evite conflicto de intereses. El administrador tendrá, entre otras, las funciones de:
I. Realizar las gestiones necesarias para notificar ante el Instituto el esquema de autorregulación vinculante y solicitar su registro, así como notificar sus modificaciones o solicitar la baja respectiva;
II. Tramitar la admisión de nuevos adheridos y mantener una lista actualizada de miembros a disposición de la autoridad;
III. Efectuar las revisiones del esquema de autorregulación vinculante por sí mismo o por medio de un tercero;
IV. Elaborar, por sí mismo o por medio de un tercero, los reportes de medición de eficacia del esquema de autorregulación vinculante;
V. Proporcionar la información y demás documentación que le sea requerida por el Instituto, entre otra, el resumen de las revisiones realizadas a los esquemas de autorregulación vinculante;
VI. Implementar mecanismos para el correcto funcionamiento de los sistemas de supervisión y vigilancia;
VII. Sancionar a los responsables que no cumplan con las obligaciones que les sean exigibles en virtud del esquema de autorregulación vinculante o vigilar que se les imponga la sanción cuando corresponda, y
VIII. En su caso, promover el desarrollo o la adopción de esquemas de autorregulación vinculante frente a otros responsables.
Sistema de Supervisión y vigilancia
Decimoséptimo. Los esquemas de autorregulación vinculante deberán establecer procedimientos para llevar a cabo revisiones periódicas, internas y externas, en intervalos de al menos dos años que permitan llevar un seguimiento continuo del nivel de cumplimiento de las disposiciones del mismo por parte de los adheridos, y del funcionamiento de los procedimientos establecidos en el esquema de autorregulación vinculante.
Todo proceso de revisión debe culminar con un reporte donde se expresen los resultados del mismo, así como las recomendaciones necesarias a fin de hacer más efectivo y eficiente el cumplimiento del esquema de autorregulación vinculante así como el propio esquema.
Cuando se identifiquen no conformidades de adheridos durante los procedimientos de revisión, el administrador deberá requerir el cumplimiento en un tiempo límite, en cuyo defecto, se impondrá la sanción que corresponda.
Los esquemas de autorregulación vinculante deberán contener criterios que permitan homologar y normalizar los resultados obtenidos por los adheridos, así como criterios de revisión que permitan valorar su viabilidad o pertinencia como esquema de autorregulación vinculante.
El Instituto podrá efectuar revisiones a fin de comprobar el nivel de eficacia y eficiencia del cumplimiento del esquema de autorregulación vinculante, así como del propio esquema. El incumplimiento de las recomendaciones derivadas de la revisión podrá ser tomado en consideración por el Instituto para la baja de la inscripción del esquema de autorregulación vinculante en el Registro, en términos del artículo 86 del Reglamento.
Consecuencias y medidas correctivas
Decimoctavo. Para la debida observancia de sus disposiciones, los esquemas de autorregulación vinculante establecerán las sanciones que corresponda aplicar a los adheridos que incumplan con los mismos y que podrán consistir en amonestaciones, sanciones económicas, suspensión temporal o definitiva de adhesión a un esquema de autorregulación vinculante, entre otras. La suspensión de derechos del miembro podrá incluir también, en su caso, la terminación de la licencia de uso del distintivo que, en su caso, se otorgue a los adheridos.
Los esquemas de autorregulación vinculante podrán prever que las sanciones efectuadas se hagan públicas.
Todas las sanciones deberán notificarse al responsable o encargado adherido.
Sección II
De los contenidos complementarios
De los contenidos complementarios
Decimonoveno. Los esquemas de autorregulación vinculante podrán incluir cualquier otro compromiso adicional que asuman los adheridos para un mejor cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos personales. Los responsables podrán aumentar las diferentes medidas de cumplimiento del derecho de protección de los datos personales a través de la inclusión de contenidos complementarios dentro de los esquemas de autorregulación vinculante tales como:
I. Mecanismos alternativos de solución de controversias;
II. Medidas de seguridad adicionales a las establecidas en la Ley y el Reglamento;
III. Cláusulas tipo para la obtención del consentimiento, ya sea para el tratamiento, o la transferencia de
los datos personales;
IV. Cláusulas tipo para informar a los titulares del tratamiento de sus datos personales cuando éstos no sean obtenidos de manera personal o directa, o
V. Avisos de privacidad estándar que resulten aplicables a un sector o industria y cuya única diferencia sea el tipo de tratamientos exclusivos a los que los responsables someten los datos personales de los titulares.
Mecanismos alternativos de solución de controversias
Vigésimo. El administrador del esquema de autorregulación vinculante o cualquier otra persona para ello designada podrá invitar a los adheridos y titulares a resolver las controversias que se susciten a través de un mecanismo alternativo de solución de controversias, tales como la negociación, la conciliación o la mediación, siempre que el titular de los datos personales y el responsable involucrado así lo consientan. Tanto el responsable como el titular afectado podrán sugerir la adopción de algún mecanismo alternativo de solución de controversias.
La implementación de tales mecanismos deberá llevarse a cabo con la intervención de un tercero imparcial, pudiendo ser éste un experto independiente contratado para tales fines; y de conformidad con el procedimiento propuesto por el esquema de autorregulación vinculante, aquél que libremente acuerden las partes o, en su defecto, por las leyes federales o locales aplicables en la materia.
En todo caso, los procedimientos de negociación, mediación, conciliación o cualquier otro adoptado dentro de un esquema de autorregulación vinculante deberán cumplir con los siguientes principios:
I. Accesibilidad, es decir, que deberán estar disponibles a los titulares de los datos personales, promoviendo el conocimiento sobre su existencia, su funcionamiento, costo, si lo hubiere, y las ventajas que implica su adopción;
II. Imparcialidad, es decir, que el tercero actuará con autonomía y tratará a las partes con absoluta objetividad, sin que su intervención se incline hacia alguna de ellas o de sus intereses;
III. Neutralidad, es decir, que el tercero imparcial mantendrá una postura de no ceder a sus propias inclinaciones o preferencias durante el procedimiento de mediación o conciliación;
IV. Voluntariedad, es decir, las partes cuentan con plena libertad para decidir si someten sus diferencias a los mecanismos alternativos de solución de controversias;
V. Confidencialidad, es decir, que las actuaciones llevadas a cabo dentro de los mecanismos alternativos de solución de controversias deben ser reservadas o confidenciales y no podrán ser divulgadas por el mediador o conciliador, salvo acuerdo contrario de las partes o que por disposición normativa no pueda atribuírseles dicha naturaleza;
VI. Economía, es decir, el procedimiento debe implicar el mínimo de gastos y tiempo para su desahogo logrando el arreglo entre las partes;
VII. Claridad, es decir, que el tercero imparcial debe procurar que el acuerdo al que lleguen las partes sea comprendido por éstos;
VIII. Honestidad, es decir, que el tercero imparcial debe excusarse de participar en una mediación o conciliación, o dar por terminada la misma si, a su juicio, cree que tal acción sería a favor de los intereses de las partes, y
IX. Legalidad, es decir, que el mecanismo alternativo de solución de controversias no podrá contravenir disposición normativa alguna.
Las decisiones adoptadas en el mecanismo alternativo de solución de controversias deberán ser notificadas a las partes.
Con independencia de que las partes decidan someter sus diferencias a un mecanismo alternativo de solución de controversias tales como una negociación, mediación o conciliación, o de que no alcancen una solución por estos medios, quedan a salvo sus derechos para ejercitar las acciones que, en términos de las disposiciones normativas aplicables, resulten procedentes.
En específico, la decisión de someter sus diferencias a un mecanismo alternativo de solución de
controversias no impide al titular para iniciar el procedimiento de protección de derechos previsto en el Capítulo VII de la Ley y VIII del Reglamento y no interrumpe el plazo previsto por la Ley para iniciarlo.
El conciliador, mediador o cualquier otro tercero imparcial que intervenga en el procedimiento deberá informar al titular del derecho que le asiste para iniciar el procedimiento señalado en el párrafo anterior, el plazo que tiene para iniciarlo, precisando que el mismo no se interrumpe si se opta por un mecanismo alternativo de solución de controversias.
Capítulo III
Del sistema de certificación en materia de protección de datos personales
Sección I
Objeto de la certificación
Objeto de la certificación en materia de protección de datos personales
Vigésimo primero. El esquema de autorregulación vinculante de certificación en materia de protección de datos personales tiene por objeto que las personas físicas o morales acreditadas como certificadores determinen la conformidad de tratamientos, políticas, programas y procedimientos relacionados con la protección de datos personales, implementados por los responsables y encargados, respecto de la Ley, su Reglamento y demás normativa aplicable a la materia, así como a estándares y mejores prácticas.
Tipos de certificación
Vigésimo segundo. Los esquemas de autorregulación vinculante de certificación podrán ser de dos tipos:
I. Los totales, los cuales prevean y complementen los principios de licitud, consentimiento, información, calidad, finalidad, lealtad, proporcionalidad y responsabilidad, y los deberes de confidencialidad y seguridad, que rigen el tratamiento de los datos personales, así como lo dispuesto en la Ley, su Reglamento, los Parámetros y demás normativa aplicable en la materia, en términos de lo dispuesto en el primer párrafo del parámetro Duodécimo, y que incluyan los objetivos y contenidos mínimos que señalan los artículos 80 y 82 del Reglamento de la Ley, y el parámetro Decimoquinto, y
II. Los parciales, los cuales certifiquen principios, deberes u obligaciones específicos previstos en la Ley, su Reglamento, los presentes Parámetros y demás normativa aplicable en la materia, así como estándares y mejores prácticas.
Con relación a la fracción II del presente parámetro, el Instituto, a través del Registro, y el certificador, mediante el certificado que emita, deberán identificar plenamente el alcance específico de la certificación, con objeto de que sea posible reconocer de manera clara que el certificado sólo determina la conformidad con relación a cierto principio, deber u obligación en particular.
Sistema de certificación
Vigésimo tercero. El sistema de certificación en materia de protección de datos personales estará integrado por los siguientes actores:
I. El Instituto;
II. Las entidades acreditadoras;
III. Los certificadores acreditados, y
IV. Los responsables y encargados certificados.
Las obligaciones y facultades de estos actores se desarrollarán en las secciones II a IV del presente capítulo.
Sección II
Del Instituto y de la autorización a entidades acreditadoras
Atribuciones del Instituto
Vigésimo cuarto. Con fundamento en las atribuciones generales del Instituto previstas en el artículo 39, fracciones I, II, III, IV y XII de la Ley, el Instituto contará con las siguientes atribuciones específicas con
respecto al sistema de certificación en materia de protección de datos personales:
I. Autorizar, suspender y revocar la autorización a las entidades de acreditación;
II. Validar los instrumentos de evaluación y los procedimientos de acreditación;
III. Requerir a las entidades de acreditación que inicien un procedimiento de suspensión o revocación de acreditaciones cuando disponga de los elementos suficientes para justificar esa actuación en los términos de la Ley, el Reglamento y los presentes Parámetros;
IV. Requerir a los certificadores que inicien un procedimiento de suspensión o revocación de certificados cuando disponga de los elementos suficientes para justificar esa actuación en los términos de la Ley, el Reglamento y los presentes Parámetros, y
V. Requerir información y solicitar el auxilio de las autoridades sectoriales para la aplicación de los presentes Parámetros.
Procedimiento para la autorización de entidades de acreditación
Vigésimo quinto. Para iniciar el procedimiento de autorización para operar como entidad de acreditación en materia de protección de datos personales, la persona moral interesada deberá presentar su solicitud y la documentación prevista en el vigésimo noveno de los presentes Parámetros, directamente al Instituto o a través de cualquier otro medio que éste haya habilitado para tal efecto.
Cuando la solicitud de autorización como entidad de acreditación no contengan los datos o no cumplan con los requisitos que señala el parámetro Vigésimo sexto, el Instituto podrá prevenir al interesado, en un plazo de cinco días, contados a partir del día siguiente al que se haya recibido la solicitud, para que subsane la omisión correspondiente dentro de los cinco días siguientes a que haya sido notificada la prevención; transcurrido el plazo correspondiente sin desahogar la prevención, se desechará el trámite. El plazo para que el Instituto resuelva sobre la solicitud se interrumpirá hasta en tanto el interesado atienda la prevención o concluya el plazo de cinco días que tenía para hacerlo.
Para la emisión de la determinación que reconozca si la solicitante cumple o no con los requisitos previstos por los presentes Parámetros, el Instituto valorará la solicitud y la documentación presentadas. Adicionalmente, durante el procedimiento, el Instituto podrá allegarse de los elementos que estime necesarios mediante requerimientos de información, audiencias o visitas a las instalaciones de la solicitante. En el caso de los requerimientos de información, el plazo para que el Instituto emita la determinación correspondiente se suspenderá y se reanudará a partir del día inmediato siguiente a aquél en que la entidad de acreditación lo conteste.
El Instituto tendrá un plazo de tres meses contados a partir del día siguiente a la recepción de la solicitud de autorización para emitir la resolución correspondiente. Este plazo podrá ampliarse hasta por un periodo igual cuando existan razones que lo motiven siempre y cuando éstas le sean notificadas a la solicitante.
En caso de que el Instituto identifique actos u omisiones de la solicitante que pudieran derivar en un no otorgamiento de la autorización, éste podrá establecer un plazo para que el solicitante subsane dichos actos u omisiones y aporte al Instituto los elementos que acrediten ese hecho, para que éste determine o no la autorización correspondiente. El plazo para que la solicitante subsane dichos actos u omisiones suspenderá el plazo para que el Instituto emita la determinación correspondiente y se reanudará a partir del día inmediato siguiente a aquél en que la entidad de acreditación lo conteste o el plazo para hacerlo concluya.
La autorización que, en su caso, otorgue el Instituto estará vigente mientras no se modifiquen las circunstancias bajo las cuales se otorgó dicha autorización.
Requisitos para solicitar la autorización como entidad de acreditación
Vigésimo sexto. La persona moral que esté interesada en obtener la autorización del Instituto como entidad de acreditación deberá presentar ante dicho Instituto una solicitud por escrito que incluya:
I. Denominación o razón social de la solicitante y nombre de su representante legal, así como el documento original que acredite dicha representación y copia, para su cotejo. La persona moral interesada deberá estar constituida como asociación civil, cuyo objeto social incluya la aplicación de procedimientos de acreditación y aquéllos otros relacionados;
II. Domicilio y señalamiento del personal autorizado, en su caso, para oír y recibir notificaciones, y domicilios que pretende utilizar para las actividades de acreditación;
III. Carta bajo protesta de decir verdad donde se manifieste que se encuentra en cumplimiento de sus obligaciones fiscales;
IV. Descripción detallada de los servicios que prestará y de los procedimientos relacionados con la acreditación que llevará a cabo y de las condiciones para otorgar, mantener, ampliar, reducir, suspender, restaurar y revocar la acreditación, de acuerdo con lo previsto por los presentes Parámetros;
Los procedimientos deben basarse en costos y condiciones propias de la entidad de acreditación, que determinará las tarifas máximas a las que estará sujeta la prestación de sus servicios;
V. Descripción de la estructura para operar y documentación que acredite la adecuada capacidad jurídica, administrativa, financiera, técnica, material y humana, en relación con los servicios que pretende prestar, así como con los procedimientos del sistema de gestión, que garanticen el desempeño de sus funciones como entidad de acreditación, incluidos:
a. Original y copia, para su cotejo, del acta constitutiva de la persona moral interesada y de sus estatutos sociales;
b. Documentos que demuestren su solvencia financiera para asegurar la continuidad del sistema de acreditación y que cuenta con los recursos para cumplir con las responsabilidades legales que se originen con motivo de sus operaciones, y
c. Relación de los recursos humanos que intervengan en los procedimientos de acreditación de los cuales deberá describir y acreditar ante el Instituto los conocimientos, habilidades y competencia iniciales y continuos requeridos, detallando grado académico y experiencia en la materia;
VI. Detallar la estructura operativa de la entidad, misma que deberá contar cuando menos con:
a. Un comité para la acreditación, y
b. Una comisión de evaluación para la acreditación;
VII. Elementos que le permitan acreditar que cuenta con medidas y mecanismos para mantener la imparcialidad en sus actividades, es decir, que le impidan tener vínculos con las personas que acredite, que puedan llevar a un conflicto de intereses. En su caso, deberá documentar los posibles conflictos de interés y demostrar que ha tomado las acciones para eliminar o minimizar dicha amenaza, y
VIII. Descripción del sistema de gestión bajo el que operará.
Procedimiento para la suspensión de entidades de acreditación
Vigésimo séptimo. El Instituto suspenderá la autorización que otorgó a una entidad de acreditación, cuando ésta:
I. Deje de cumplir con alguno de los requisitos con base en los cuales se les otorgó la autorización;
II. Deje de cumplir con alguna de sus obligaciones como entidades de acreditación, o
III. Disminuya los recursos o la capacidad para emitir acreditaciones de manera injustificada.
El procedimiento para la suspensión de la autorización iniciará con la notificación por parte del Instituto a la entidad de acreditación, de las causas con base en las cuales estima procedente suspender la autorización para operar como entidad de acreditación.
La entidad de acreditación contará con un plazo de diez días, contados a partir del día siguiente a aquél en el que se le hayan notificado por parte del Instituto los motivos con base en los cuales estima procedente suspenderle la autorización, para manifestar lo que a su derecho convenga y aportar la documentación que estime conveniente ante el Instituto. Adicionalmente, durante el procedimiento, el Instituto podrá allegarse de los elementos que estime necesarios mediante requerimientos de información, audiencias o visitas a las instalaciones de la entidad de acreditación. En el caso de los requerimientos de información, el plazo para que el Instituto emita la determinación correspondiente se suspenderá y se reanudará a partir del día inmediato siguiente a aquél en que la entidad de acreditación lo conteste.
Recibidas y valoradas las manifestaciones y documentación de la entidad de acreditación, el Instituto determinará, dentro del plazo de quince días contados a partir del día siguiente a la recepción de las mismas,
la procedencia o no de la suspensión de la autorización que otorgó a la entidad de acreditación. Este plazo podrá ampliarse hasta por un periodo igual, siempre y cuando así lo justifique la circunstancia del caso.
En caso de que se determine la suspensión de las actividades de la entidad de acreditación, también se establecerá el plazo para que la entidad de acreditación subsane las causas de la misma. Este plazo podrá ampliarse, a solicitud de la entidad de acreditación, hasta por un periodo igual, siempre y cuando así lo justifique la circunstancia del caso.
Una vez que hayan sido subsanadas en su totalidad las causas que dieron origen a la suspensión dentro del plazo previsto para ello, la acreditación podrá ser restaurada por el Instituto, exponiéndose los motivos que justifican la restauración de la acreditación respectiva.
Solicitud de interrupción temporal de la autorización
Vigésimo octavo. La entidad de acreditación podrá solicitar al Instituto la interrupción temporal de su autorización, motivando las causas de la misma e indicando el plazo de la interrupción solicitada con la intención de que el Instituto determine su procedencia.
Procedimiento para revocar la autorización por parte del Instituto a las entidades de acreditación
Vigésimo noveno. El Instituto revocará la autorización que otorgó a una entidad de acreditación, cuando ésta:
I. No subsane las causas que dieron origen a la suspensión de la autorización en el plazo previsto para ello;
II. Deje de cumplir, de manera reiterada, con alguno de los requisitos con base en los cuales se les otorgó la autorización, o el Instituto determine que el incumplimiento es grave, de acuerdo con criterios objetivos, debidamente fundados y motivados, o
III. Deje de cumplir, de manera reiterada, con alguna de sus obligaciones como entidades de acreditación, o el Instituto determine que el incumplimiento es grave, de acuerdo con criterios objetivos, debidamente fundados y motivados.
El procedimiento para la revocación de la autorización iniciará con la notificación por parte del Instituto a la entidad de acreditación, de las causas con base en las cuales estima procedente revocarle la autorización para operar como entidad de acreditación.
La entidad de acreditación contará con un plazo de quince días, contados a partir del día siguiente a aquél en que se le hayan notificado por parte del Instituto los motivos con base en los cuales estima procedente revocarle la autorización, para manifestar lo que a su derecho convenga y aportar la documentación que estime conveniente ante el Instituto. Adicionalmente, durante el procedimiento, el Instituto podrá allegarse de los elementos que estime necesarios mediante requerimientos de información, audiencias o visitas a las instalaciones de la solicitante. En el caso de los requerimientos de información, el plazo para que el Instituto emita la determinación correspondiente se suspenderá y se reanudará a partir del día inmediato siguiente a aquél en que la entidad de acreditación lo conteste.
Recibidas y valoradas las manifestaciones y documentación de la entidad de acreditación, el Instituto determinará, dentro del plazo de treinta días contados a partir del día siguiente a la recepción de las mismas, la procedencia o no de la revocación de la autorización que otorgó a la entidad de acreditación. Este plazo podrá ampliarse hasta por un periodo igual, siempre y cuando así lo justifique la circunstancia del caso.
La revocación de la autorización conllevará la prohibición de ejercer las actividades de acreditación y de hacer cualquier alusión a su carácter como entidad acreditadora, así como la de utilizar cualquier tipo de información o símbolo referente a la misma. Para realizar nuevamente dichas actividades, la entidad de acreditación deberá iniciar un nuevo procedimiento de autorización ante el Instituto.
Solicitud de terminación de la autorización
Trigésimo. La entidad de acreditación podrá solicitar al Instituto la terminación de su autorización, motivando las causas de la misma con la intención de que el Instituto determine su procedencia.
Revisiones a las entidades acreditadoras, certificadores y terceros
Trigésimo primero. El Instituto podrá, en cualquier tiempo, realizar revisiones, requerir información y realizar visitas de revisión para vigilar el cumplimiento de los presentes Parámetros por parte de las entidades
de acreditación, los certificadores, los responsables o encargados certificados, o cualquier tercero que realice actividades relacionadas con las materias a que se refieren los presentes Parámetros.
El Instituto podrá requerir información y solicitar el apoyo de las autoridades sectoriales correspondientes en el desarrollo de las facultades referidas en el párrafo anterior.
Del listado de entidades de acreditación, certificadores y responsables certificados
Trigésimo segundo. El Instituto mantendrá un listado actualizado de las entidades de acreditación autorizadas, de los certificadores acreditados, así como de los responsables o encargados certificados, el cual se hará público a través del Registro para efectos de consulta. También se incluirán en el Registro los procedimientos y criterios que utilicen las entidades de acreditación y los certificadores.
Sección III
De las entidades de acreditación y de la acreditación de certificadores
Entidades de acreditación autorizadas para operar
Trigésimo tercero. Las entidades de acreditación tienen a su cargo la acreditación de los certificadores en materia de protección de datos personales. Para operar como entidad de acreditación en materia de protección de datos personales, se deberá contar con la autorización previa del Instituto.
Del Comité de acreditación
Trigésimo cuarto. El Comité de acreditación será designado por la entidad de acreditación y tendrá por objeto vigilar el eficiente funcionamiento del sistema y mantener la imparcialidad sobre los procesos que integren la acreditación, revisando que se apeguen a los términos descritos en los presentes Parámetros. Para ello, deberá integrarse por las partes interesadas de manera equilibrada.
Se entenderá por partes interesadas a los certificadores, asociaciones de profesionales o académicos, representantes de la sociedad civil, cámaras y asociaciones de industriales o comerciantes, instituciones de educación superior, centros de investigación, las autoridades sectoriales y cualquier otro actor involucrado en las actividades de acreditación de protección de datos personales. Las partes interesadas que integren una entidad de acreditación, en ningún caso podrán participar directa o indirectamente en otra entidad de acreditación relacionada con la materia de protección de datos personales.
De la Comisión de evaluación
Trigésimo quinto. La Comisión de evaluación será designada por la entidad de acreditación y estará conformada por los auditores y expertos designados por la entidad de acreditación para determinar la competencia de un certificador para actuar como tal con base en lo previsto por los presentes Parámetros e involucra lo relacionado con la competencia de todas las operaciones del certificador, incluida la competencia del personal, la validez de la metodología de sus auditorías y la validez de sus resultados.
El equipo de evaluación será designado por la Comisión de evaluación y estará conformado por un evaluador líder, un grupo de evaluadores y expertos, en caso de requerirse, para realizar la evaluación correspondiente.
La entidad de acreditación deberá contar con mecanismos y procedimientos para que el certificador solicitante pueda objetar la conformación de la Comisión de evaluación y el grupo evaluador.
Obligaciones de las entidades de acreditación
Trigésimo sexto. La entidad de acreditación autorizada deberá:
I. Resolver las solicitudes de acreditación de personas físicas o morales que busquen fungir como certificadores, emitiendo, de ser el caso, las constancias de acreditación correspondientes, mismas que deberán ser notificadas al Instituto dentro de los cinco días siguientes a la emisión de la acreditación correspondiente;
II. Mantener, ampliar, reducir, suspender, restaurar y revocar la acreditación, de acuerdo con lo previsto en los presentes Parámetros;
III. Cumplir, en todo momento, con las condiciones y términos conforme a los cuales se le otorgó la autorización como entidad de acreditación;
IV. Contar permanentemente con técnicos calificados y con experiencia en el campo de la acreditación para cumplir con sus obligaciones;
V. Permitir la revisión de sus actividades por parte del Instituto y cualquier otra autoridad competente, así como permitir la presencia de un representante del Instituto y cualquier otra autoridad competente, cuando así sea requerido en el desarrollo de sus funciones, en todas las instalaciones relacionadas con la actividad de acreditación;
VI. Integrar y coordinar la Comisión de evaluación para la acreditación y el Comité de acreditación;
VII. Contar con un programa de seguimiento y vigilancia que permita demostrar en cualquier momento que los certificadores acreditados cumplen y mantienen las condiciones y requisitos que sirvieron de base para su acreditación;
VIII. Disponer de procedimientos específicos para resolver las apelaciones, reclamaciones o quejas que presenten las partes afectadas por sus actividades, y mantener registros de las reclamaciones recibidas y soluciones adoptadas respecto a las mismas;
IX. Salvaguardar, en términos de las disposiciones aplicables y de los contratos que hubiere celebrado, la confidencialidad de la información obtenida en el desempeño de sus actividades, salvo la que deba publicar en cumplimiento de los presentes Parámetros;
X. Mantener información actualizada sobre el estado de las acreditaciones que haya otorgado y su alcance;
XI. Presentar semestralmente un reporte de sus actividades al Instituto que incluya lo previsto en parámetro Trigésimo noveno;
XII. Notificar al Instituto cualquier cambio en sus requisitos para la acreditación con treinta días de anticipación a la fecha en la que pretenda hacerlos efectivos para que éste determine su procedencia;
XIII. Evitar la existencia de conflictos de interés que puedan afectar sus actuaciones y excusarse de actuar cuando existan tales conflictos;
XIV. Actuar con imparcialidad, independencia e integridad;
XV. Operar bajo un sistema de gestión que incluya al menos:
a. Documentación de los objetivos, políticas y procedimientos;
b. Control de documentos y registros;
c. Revisiones internas al menos una vez al año, salvo que la entidad de acreditación pueda acreditar que su sistema de gestión ha sido implementado eficazmente y tiene estabilidad comprobada;
d. Acciones correctivas y preventivas, las cuales deben ser apropiadas a la magnitud de los problemas encontrados o que se intenta prevenir, y
e. Manejo de quejas y no conformidades;
XVI. Elaborar el reglamento interno de la Comisión de evaluación y del Comité de acreditación;
XVII. Expedir un instructivo que establezca las reglas para la utilización del distintivo que identificará a los certificadores acreditados, y los responsables y encargados certificados;
XVIII. Proporcionar al Instituto la información que solicite, a fin de que éste revise que la entidad de acreditación mantiene el estricto apego a lo dispuesto por la Ley, el Reglamento, los presentes Parámetros, así como cualquier otra normativa aplicable, y las condiciones y términos conforme a los cuales fue otorgada la autorización para operar como tal, y
XIX. No utilizar ningún símbolo ni realizar declaraciones respecto a su autorización como entidad de acreditación de manera engañosa o no autorizada, y especificar claramente el alcance de dicha autorización.
Participación internacional de entidades de acreditación
Trigésimo séptimo. Las entidades de acreditación podrán participar en organizaciones regionales o internacionales de acreditación en materia de protección de datos personales para la elaboración de criterios y lineamientos sobre la acreditación o su adhesión a los mismos, así como para el reconocimiento mutuo de las acreditaciones otorgadas.
Asimismo, las entidades de acreditación podrán considerar los procedimientos y métodos que se establezcan en las normas mexicanas y, en su defecto, las internacionales.
Prohibición para que la entidad de acreditación ofrezca servicios que afecten su imparcialidad
Trigésimo octavo. La entidad de acreditación no debe ofrecer ni proveer servicios que afecten su imparcialidad, tales como los servicios de certificación que ofrezcan los certificadores o de consultoría cuando éstos puedan generar algún conflicto de interés o condicionen la prestación de sus servicios.
Reporte de actividades de las entidades de acreditación
Trigésimo noveno. El reporte semestral de actividades de las entidades de acreditación previsto en la fracción XI del parámetro Trigésimo sexto, deberá contener al menos lo siguiente:
I. Un listado actualizado de los acreditaciones otorgadas, suspendidas, restauradas, revocadas, ampliadas y reducidas;
II. Los resultados de las revisiones;
III. La participación en actividades internacionales, cuando sea pertinente;
IV. La retroalimentación de las partes interesadas;
V. Las tendencias de las no conformidades;
VI. El estado de las acciones preventivas y correctivas;
VII. Las acciones de seguimiento de los órganos directivos;
VIII. El cumplimiento de los objetivos;
IX. Cambios o ajustes al sistema de gestión, e
X. Información sobre las quejas.
Información que las entidades de acreditación deben mantener a disposición pública
Cuadragésimo. La entidad de acreditación deberá poner a disposición pública lo siguiente:
I. Información detallada acerca de los procedimientos que realiza, incluidas las condiciones para otorgar, mantener, ampliar, reducir, suspender, restaurar y revocar la acreditación;
II. Descripción de los requisitos para la acreditación, incluidos los requisitos técnicos específicos para cada sector de acreditación;
III. Una descripción detallada de los derechos y las obligaciones de los certificadores;
IV. Información detallada sobre los procedimientos de evaluación que realiza;
V. Información sobre los procedimientos para la recepción y tratamiento de quejas, reclamaciones y apelaciones;
VI. Información de precios y tarifas, si las hubiere;
VII. Un vínculo al Registro que mantendrá el Instituto que contenga los certificadores acreditados, así como los responsables y encargados certificados, así como sus procedimientos y criterios, y
VIII. Un padrón de evaluadores y expertos que realicen actividades de acreditación de dicha entidad que incluya nombre, formación académica, experiencia y competencia para desarrollar las actividades relacionadas con la evaluación.
Subcontratación en la evaluación
Cuadragésimo primero. La entidad de acreditación deberá revisar su capacidad para llevar a cabo la evaluación a certificadores de manera oportuna sin necesidad de subcontratar servicios. Si fuese necesaria la subcontratación, la entidad de acreditación deberá acreditar frente al Instituto, al momento de solicitar la autorización o al momento de realizar una subcontratación por primera vez, que:
I. Cuenta con una política en la que se describan las condiciones bajo las cuales puede tener lugar una subcontratación;
II. Asume la responsabilidad de las evaluaciones subcontratadas;
III. Asume la responsabilidad exclusiva para otorgar, mantener, ampliar, reducir, suspender, restaurar o revocar la acreditación;
IV. Cuenta con mecanismos y procedimientos para que el certificador solicitante pueda objetar la participación del personal subcontratado por parte de la entidad de acreditación y para asegurar que el subcontratado y, en su caso, su personal, es competente y cumple con los presentes Parámetros;
V. Cuenta con mecanismos para evitar posibles conflictos de interés, y
VI. Cuenta con mecanismos para asegurar que el subcontratado mantiene la confidencialidad de la información.
Criterios de operación para preparar la evaluación
Cuadragésimo segundo. Antes del inicio de cualquier evaluación por parte de la entidad de acreditación, ésta deberá:
I. Designar a la Comisión de evaluación que formarán parte del procedimiento de acreditación;
II. Designar formalmente a un equipo de evaluación que conste de un número adecuado de evaluadores y expertos para cada alcance específico, los cuales a su vez deberán:
a. Tener el conocimiento apropiado para cumplir con las finalidades de la acreditación, y
b. Efectuar una evaluación confiable de la competencia de los certificadores solicitantes, así como
III. Asegurarse de que los miembros del equipo de evaluación actúen de forma imparcial.
En el procedimiento de otorgamiento de la acreditación, la entidad de acreditación deberá realizar una evaluación total al solicitante.
En procedimientos distintos del otorgamiento de la acreditación, la entidad de acreditación deberá realizar evaluaciones totales o parciales, según lo estime necesario.
Criterios de revisión de la documentación y los registros
Cuadragésimo tercero. El equipo de evaluación deberá revisar todos los documentos y registros pertinentes proporcionados por el certificador solicitante para evaluar la competencia para certificar a responsables y encargados en materia de protección de datos personales, según corresponda, respecto de la Ley, su Reglamento y de cualquier otra normativa aplicable, así como de estándares y mejores prácticas.
La entidad de acreditación puede decidir no proceder con la visita de evaluación basándose en las no conformidades encontradas durante la revisión de los documentos y registros. Dichas no conformidades deberán ser informadas al certificador solicitante.
Criterios de operación para la visita de evaluación
Cuadragésimo cuarto. Cuando la entidad de acreditación requiera realizar una visita de evaluación en las instalaciones del certificador solicitante, ésta deberá observar lo siguiente:
I. El equipo de evaluación comenzará dicha visita con una reunión de apertura en la cual se defina claramente el propósito de la visita así como los criterios de acreditación, y
II. El equipo de evaluación debe ser testigo del desempeño de un número representativo del personal del certificador para asegurar la competencia.
En las evaluaciones totales, la entidad de acreditación deberá realizar al menos una visita de evaluación a la oficina principal del certificador solicitante, así como a todas sus demás instalaciones en donde se desarrolle alguna actividad relacionada con la certificación.
Las actividades relacionadas con la certificación incluyen, entre otras, la formulación de políticas, el desarrollo de procesos y procedimientos y, según corresponda, la revisión de contratos, la planificación de auditorías para la certificación; y la revisión, aprobación, toma de decisión y los resultados de la certificación.
Hallazgos e informe de evaluación
Cuadragésimo quinto. El equipo de evaluación debe analizar toda la información y evidencia pertinente
recopilada durante la revisión de los documentos, registros y la visita de evaluación. El análisis debe ser suficiente para permitir al equipo de evaluación determinar que el certificador solicitante cuenta con la competencia necesaria para operar.
Los procedimientos de la entidad de acreditación deben asegurar que se cumpla con los siguientes requisitos:
I. En el caso de visitas, antes de abandonar las instalaciones del certificador solicitante, debe informarse al certificador solicitante sobre lo observado en la visita. El certificador solicitante podrá realizar preguntas sobre dichos hallazgos;
II. En el plazo para ello previsto por la entidad de acreditación, ésta deberá poner a consideración del certificador solicitante, un informe sobre los resultados de la evaluación cuyos contenidos incluirán la competencia, el cumplimiento con la Ley, el Reglamento, los Parámetros y de cualquier otra normativa aplicable, así como la identificación de los incumplimientos, en su caso;
III. En caso de incumplimientos, debe invitarse al certificador solicitante a responder el informe de evaluación y describir las acciones específicas adoptadas o planificadas para ser adoptadas dentro de un tiempo determinado para la resolución de cualquier incumplimiento identificado, y
IV. La información que los evaluadores proporcionen a quienes toman las decisiones de acreditación debe incluir como mínimo lo siguiente:
a. La identificación del certificador solicitante;
b. Las fechas de las visitas de evaluación;
c. El nombre de los evaluadores y expertos involucrados en la evaluación;
d. Información sobre las instalaciones evaluadas;
e. El alcance propuesto de la acreditación que fue evaluado;
f. El informe de evaluación;
g. En su caso, la respuesta a los incumplimientos identificados en el informe de evaluación, y
h. Cuando corresponda, una recomendación de otorgamiento, reducción o ampliación de la acreditación para un alcance propuesto.
Toma de la decisión y otorgamiento de la acreditación
Cuadragésimo sexto. Antes de tomar la decisión, la entidad de acreditación, a través de la Comisión de evaluación, deberá asegurarse de que la información es adecuada para decidir si se han cumplido los requisitos de acreditación, con base en la información provista por el equipo de evaluación. La decisión de otorgar o no la acreditación, o de ampliarla, será tomada, por la Comisión de evaluación para la acreditación.
La Comisión de evaluación de la acreditación será designada por la entidad de acreditación para cada solicitud y sus miembros no podrán ser parte del Comité de acreditación que revisa sus decisiones.
Cuando la entidad de acreditación utilice los resultados de una evaluación previamente desarrollada por otro organismo de acreditación, debe asegurarse de que el otro organismo de acreditación estaba operando de acuerdo con los requisitos previstos en los presentes Parámetros.
Revisiones del Comité de acreditación
Cuadragésimo séptimo. Los otorgamientos o ampliaciones de acreditaciones realizadas por la Comisión de evaluación serán revisadas con posterioridad por el Comité de acreditación quien revisará que las mismas se apeguen a lo previsto en los presentes Parámetros, y que sean tomadas por personal competente con imparcialidad.
En caso de que el Comité de acreditación advirtiera parcialidad u otro incumplimiento por parte de la entidad de acreditación, lo hará del conocimiento del Instituto en un plazo de diez días posteriores a dicho hallazgo.
Plazo para corrección de fallas
Cuadragésimo octavo. En caso de no ser favorable la decisión, se otorgará un plazo de noventa días naturales al certificador solicitante para corregir cualquier falla o inconsistencia que se le hubiere señalado.
Expirado dicho plazo, se emitirá la decisión definitiva valorándose previamente la información y documentación que éste hubiere aportado, en su caso. Si la acreditación o la ampliación no hubiere sido otorgada, cualquier nueva solicitud de acreditación posteriormente realizada por el mismo solicitante, deberá dar inicio a un nuevo procedimiento de acreditación.
Constancia de acreditación
Cuadragésimo noveno. La entidad de acreditación debe proporcionar una constancia de acreditación al certificador acreditado, misma que deberá contener:
I. La identificación y el logotipo de la entidad de acreditación;
II. La identificación única del certificador acreditado;
III. Oficinas que se encuentran amparadas por la constancia de acreditación;
IV. El número de acreditación único del certificador acreditado;
V. La fecha efectiva de otorgamiento de la acreditación;
VI. Descripción del alcance de la acreditación, y
VII. Una declaración de conformidad con la Ley, el Reglamento, los presentes Parámetros y demás normativa aplicable.
La entidad de acreditación debe establecer procedimientos y planes para llevar a cabo evaluaciones periódicas de mantenimiento y vigilancia, incluyendo visitas de evaluación, en intervalos anuales para asegurar el cumplimiento continuo por parte de los certificadores.
Referencia a la acreditación y uso de símbolos
Quincuagésimo. Como propietario del símbolo de acreditación que para uso de los certificadores acreditados hubiere, la entidad de acreditación deberá contar con una política y elaborar un instructivo para su protección y uso. Dicho símbolo debe indicar claramente las actividades a las que se refiere la acreditación y su alcance.
La entidad de acreditación debe tomar medidas eficaces para asegurarse de que el certificador acreditado haga uso del símbolo de acreditación en sus actividades de certificación que se ubiquen dentro del alcance de su acreditación, evite su uso o declaraciones engañosas o no autorizadas y tenga el debido cuidado para que ningún informe o certificado se utilice de manera engañosa.
La entidad de acreditación deberá tomar las acciones adecuadas para tratar las referencias incorrectas a la condición de acreditado, o el uso engañoso de los símbolos de acreditación que pudiera realizar el certificador.
Ampliación de la acreditación
Quincuagésimo primero. En respuesta a una solicitud de ampliación del alcance de una acreditación otorgada, la entidad de acreditación debe desarrollar las actividades necesarias para determinar si puede o no otorgarse dicha ampliación, como son los procedimientos de evaluación, toma de decisión y otorgamiento de la acreditación.
Suspensión de la acreditación
Quincuagésimo segundo. La entidad de acreditación deberá prever un procedimiento para suspender la acreditación que incluya un plazo para que el certificador manifieste lo que a su derecho convenga. El procedimiento podrá ser iniciado a petición de parte afectada, por el Instituto, o de oficio, por la entidad acreditadora.
Las entidades de acreditación deberán suspender la acreditación de un certificador cuando éste:
I. Deje de cumplir con alguno de los requisitos con base en los cuales se le otorgó la acreditación;
II. Deje de cumplir con alguna de sus obligaciones como certificador;
III. Disminuya los recursos o la capacidad para emitir certificados al menos por un mes, sin justificación, o
IV. No hayan cubierto las cuotas de acreditación, en caso de que las hubiere.
La entidad de acreditación entregará un informe escrito al certificador, indicando la justificación para la suspensión y el tiempo que tendrá para subsanar dichas faltas.
Una vez que se hayan subsanado en su totalidad las causas que dieron origen a la suspensión dentro del plazo previsto para ello, la acreditación podrá ser restaurada de conformidad con lo previsto por la entidad acreditante dentro sus procedimientos y condiciones, exponiéndose los motivos que justifican la restauración de la acreditación respectiva.
Solicitud de interrupción temporal de la acreditación
Quincuagésimo tercero. El certificador podrá solicitar a la entidad de acreditación la interrupción temporal de su acreditación, motivando las causas de la misma e indicando el plazo de la interrupción solicitada con la intención de que la entidad de acreditación determine su procedencia.
Revocación y reducción de la acreditación
Quincuagésimo cuarto. La entidad de acreditación deberá prever procedimientos para revocar o reducir el alcance de la acreditación. El procedimiento podrá ser iniciado a petición de parte afectada, por el Instituto, o de oficio, por la entidad acreditadora.
Las entidades de acreditación deberán revocar o reducir la acreditación de un certificador cuando éste:
I. No subsanen las causas que dieron origen a la suspensión de la acreditación en el plazo previsto para ello;
II. Dejen de cumplir, de manera reiterada, con alguno de los requisitos con base en los cuales se les otorgó la acreditación, o la entidad de acreditación determine que el incumplimiento es grave, de acuerdo con criterios objetivos, debidamente fundados y motivados, o
III. Dejen de cumplir, de manera reiterada, con alguna de sus obligaciones como certificadores, o la entidad de acreditación determine que el incumplimiento es grave, de acuerdo con criterios objetivos, debidamente fundados y motivados.
Los certificadores tendrán un plazo de diez días para manifestar lo que a su derecho convenga a la entidad de acreditación, contados a partir del día siguiente a la notificación respectiva. Concluido dicho término, la entidad de acreditación procederá a emitir la determinación sobre la procedencia o no de la revocación o reducción correspondiente.
La entidad de acreditación entregará un informe escrito al organismo de certificación, indicando la justificación para la revocación o reducción que determine.
La revocación de la acreditación conllevará la prohibición de ejercer las actividades de certificación y de hacer cualquier alusión a la acreditación, así como la de utilizar cualquier tipo de información o símbolo referente a la misma. Para realizar nuevamente dichas actividades, el certificador deberá iniciar un nuevo procedimiento de acreditación.
La reducción del alcance de la acreditación excluirá aquellas partes en las que se actualice cualquiera de los supuestos previstos en las fracciones anteriores.
Solicitud de terminación de la acreditación
Quincuagésimo quinto. El certificador podrá solicitar a la entidad de acreditación la terminación de su acreditación, motivando las causas de la misma con la intención de que la entidad de acreditación determine su procedencia.
Continuidad de la validez de la acreditación
Quincuagésimo sexto. Aquellas constancias de acreditación emitidas por una entidad de acreditación a la que le haya sido revocada la autorización podrán mantenerse válidas si los certificadores son transferidos, a solicitud de los mismos, a otro organismo de acreditación autorizado, quien se encargará de realizar las evaluaciones de vigilancia correspondientes.
Sección IV
De los certificadores y los certificados
Certificadores
Quincuagésimo séptimo. Los certificadores son las personas físicas o morales acreditada por una entidad de acreditación, que tienen por objeto emitir certificados que determinen la conformidad de tratamientos, políticas, programas y procedimientos relacionados con la protección de datos personales, implementados por los responsables y encargados, respecto de la Ley, su Reglamento y demás normativa aplicable a la materia, así como a estándares y mejores prácticas.
Requisitos para solicitar la acreditación como certificador
Quincuagésimo octavo. La persona física o moral que desee acreditarse como certificador deberá presentar ante la entidad de acreditación una solicitud por escrito que incluya:
I. Nombre, denominación o razón social del solicitante y de su representante legal, en su caso, así como el documento original que acredite dicha representación y copia, para su cotejo.
Las personas físicas presentarán original y copia para su cotejo, de su identificación oficial y registro federal de contribuyentes, y una carta bajo protesta de decir verdad de que se encuentran en pleno uso y goce de sus facultades para obligarse en los términos de estos Parámetros y que se encuentran en cumplimiento de sus obligaciones fiscales.
Las personas morales deberán presentar original y copia para su cotejo del acta constitutiva que acredite que su objeto social está relacionado con las funciones de certificador y carta bajo protesta de decir verdad de que se encuentran en cumplimiento de sus obligaciones fiscales.
II. Domicilio y señalamiento del personal autorizado, en su caso, para oír y recibir notificaciones, y domicilios que pretende utilizar para las actividades relacionadas con la certificación;
III. Descripción detallada de los servicios que prestará y de los procedimientos relacionados con la certificación que llevará a cabo y de las condiciones para otorgar, renovar, mantener, ampliar, reducir, suspender, restaurar y revocar el certificado, de acuerdo con lo previsto por los presentes Parámetros.
Los procedimientos deben basarse en costos y condiciones propias del certificador, que determinará las tarifas máximas a las que estará sujeta la prestación de sus servicios;
IV. Descripción de la estructura para operar y documentación que acredite la adecuada capacidad jurídica, administrativa, financiera, técnica, material y humana, en relación con los servicios que pretende prestar, así como los procedimientos del sistema de gestión, que garanticen el desempeño de sus funciones como certificador.
Para acreditar la capacidad financiera, deberá presentar la documentación que demuestre la solvencia y capacidad de responder a cualquier procedimiento legal derivado de la actividad de certificación.
En relación con el personal involucrado en los procedimientos de certificación, incluyendo auditores y expertos, el interesado deberá presentar una relación de los mismos, y describir y acreditar ante la entidad de acreditación los conocimientos, habilidades y competencia iniciales y continuas requeridas, detallando grado académico y experiencia en la materia;
V. Detallar la estructura operativa del certificador;
VI. Elementos que le permitan acreditar que cuenta con las medidas y mecanismos para mantener la imparcialidad en sus actividades, es decir, que le impidan tener vínculos con los responsables y encargados que certifique, que puedan llevar a un conflicto de intereses. En su caso, deberá documentar los posibles conflictos de interés y demostrar que ha tomado las acciones para eliminar o minimizar dicha amenaza, y
VII. Descripción del sistema de gestión bajo el que operará.
Del Comité de certificación
Quincuagésimo noveno. El certificador deberá designar al Comité de certificación, el cual tendrá por objeto vigilar el eficiente funcionamiento del sistema y mantener la imparcialidad sobre los procesos que integren la certificación, revisando que se apeguen a los términos descritos en los presentes Parámetros. Para ello, deberá integrarse por las partes interesadas de manera equilibrada.
Se entenderá por partes interesadas a los responsables y encargados, asociaciones de profesionales o académicos, representantes de la sociedad civil, cámaras y asociaciones de industriales o comerciantes,
instituciones de educación superior, centros de investigación, las autoridades sectoriales y cualquier otro actor involucrado en las actividades de certificación de protección de datos personales. Las partes interesadas que integren un certificador o tengan relación con él, en ningún caso podrán participar directa o indirectamente en otro certificador relacionado con la materia de protección de datos personales.
De la Comisión de auditoría
Sexagésimo. La Comisión de auditoría será designada por el certificador, sólo en el caso de que los certificadores serán personas morales.
La Comisión de auditoría estará conformada por los auditores y expertos designados por el certificador para determinar la competencia de un responsable o encargado para ser certificado con base en lo previsto por los presentes Parámetros u otros documentos normativos aplicables.
El equipo de auditoría será designado por la Comisión de auditoría y estará conformado por un auditor líder, un grupo de auditores y expertos, en caso de requerirse, para realizar la auditoría correspondiente.
En caso de certificadores personas físicas, éste asumirá toda la responsabilidad sobre la toma de decisión para la emisión del certificado, por lo que no será necesario conformar la Comisión de auditoría, sin embargo, los mecanismos que garanticen la imparcialidad, como el Comité de certificación, deberán ser reforzados.
El certificador, ya sea persona física o moral, deberá contar con mecanismos y procedimientos para que el responsable y el encargado solicitante puedan objetar la conformación de la Comisión de certificación y el equipo de auditoría.
Obligaciones del certificador
Sexagésimo primero. El certificador acreditado deberá:
I. Resolver las solicitudes de certificación de responsables y encargados que así lo soliciten, emitiendo, de ser el caso, los certificados correspondientes, mismos que deberán ser notificados al Instituto dentro de los cinco días siguientes a la emisión del certificado correspondiente;
II. Renovar, mantener, ampliar, reducir, suspender, restaurar y revocar la certificación de los responsables y encargados;
III. Cumplir en todo momento con las condiciones y términos conforme a los cuales se le otorgó la acreditación;
IV. Contar permanentemente con técnicos calificados y con experiencia en el campo de la certificación, para cumplir con sus obligaciones;
V. Permitir la revisión de sus actividades por parte del Instituto y de cualquier otra autoridad competente o de las entidades de acreditación, así como permitir la presencia de un representante del Instituto, cualquier otra autoridad competente o de la entidad de acreditación, cuando así sea requerido en el desarrollo de sus funciones, en todas las instalaciones relacionadas con la actividad de certificación;
VI. Integrar y coordinar el Comité de certificación en caso de certificadores personas físicas y morales, y la Comisión de auditoría en caso de certificadores personas morales;
VII. Contar con un programa de seguimiento y vigilancia que permita demostrar en cualquier momento que los entes certificados cumplen y mantienen durante la vigencia del certificado, las condiciones y requisitos que sirvieron de base para dicho certificado;
VIII. Disponer de procedimientos específicos para resolver las apelaciones, reclamaciones o quejas que presenten las partes afectadas por sus actividades, y mantener registros de las reclamaciones recibidas y soluciones adoptadas respecto a las mismas;
IX. Salvaguardar, en términos de las disposiciones aplicables y de los contratos que hubiere celebrado, la confidencialidad de la información obtenida en el desempeño de sus actividades, salvo la que deba publicarse en cumplimiento de los presentes Parámetros;
X. Mantener información actualizada sobre el estado de los certificados que haya otorgado y su alcance;
XI. Presentar semestralmente un reporte de sus actividades a la entidad que emitió su acreditación,
que incluya lo previsto en el parámetro Sexagésimo cuarto;
XII. Notificar sin demoras a la entidad de acreditación cualquier cambio significativo, en relación con su acreditación, en cualquier aspecto de su estado o funcionamiento;
XIII. Evitar la existencia de conflictos de interés que puedan afectar sus actuaciones y excusarse de actuar cuando existan tales conflictos;
XIV. Actuar con imparcialidad, independencia e integridad;
XV. Operar bajo un sistema de gestión que incluya al menos:
a. Documentación de los objetivos, políticas y procedimientos;
b. Control de documentos y registros;
c. Revisiones internas al menos una vez al año, salvo que el certificador pueda acreditar que su sistema de gestión ha sido implementado eficazmente y tiene estabilidad comprobada;
d. Acciones correctivas y preventivas, las cuales deben ser apropiadas a la magnitud de los problemas encontrados o que se intenta prevenir, y
e. Manejo de quejas y no conformidades;
XVI. Elaborar el reglamento interno del Comité de certificación y de la Comisión de auditoría, este último, en el caso de certificadores personas morales;
XVII. Expedir un instructivo que establezca las reglas para la utilización del distintivo que identificará a los responsables y encargados certificados;
XVIII. Mantener permanentemente actualizada a la entidad de acreditación respecto de los certificados que expidan, suspendan, revoquen, restauren, renueven, amplíen y reduzcan así como proporcionarles toda la información que le soliciten, a fin de que ésta vigile que el certificador mantiene el estricto apego a lo dispuesto por la Ley, el Reglamento, los presentes Parámetros, o cualquier otra normativa aplicable, incluyendo las normas mexicanas, normas o lineamientos internacionales aplicables y las condiciones y términos conforme a los cuales fue otorgada la acreditación para operar como tal, y
XIX. No utilizar ningún símbolo ni realizar declaraciones respecto a su acreditación como certificador de manera engañosa o no autorizada, y especificar claramente el alcance de dicha acreditación.
Participación internacional de los certificadores
Sexagésimo segundo. Los certificadores podrán participar en organizaciones regionales o internacionales de acreditación en materia de protección de datos personales para la elaboración de criterios y lineamientos sobre la certificación o su adhesión a los mismos, así como para el reconocimiento mutuo de las certificaciones otorgadas.
Asimismo, los certificadores podrán considerar los procedimientos y métodos que se establezcan en las normas mexicanas y, en su defecto, las internacionales.
Prohibición para que el certificador ofrezca servicios que afecten su imparcialidad
Sexagésimo tercero. El certificador no debe ofrecer ni proveer servicios que afecten su imparcialidad, tales como consultorías, cuando éstos puedan generar algún conflicto de interés o condicionen la prestación de sus servicios.
Reporte de actividades de los certificadores
Sexagésimo cuarto. El reporte semestral de actividades de los certificadores previsto en la fracción XI del parámetro Sexagésimo primero, deberá incluir lo señalado en el parámetro trigésimo noveno que le sea aplicable, haciendo referencia a las actividades del certificador y de los responsables y encargados certificados.
Información que el certificador debe mantener a disposición pública
Sexagésimo quinto. El certificador deberá poner a disposición pública lo siguiente:
I. Información detallada acerca de los procedimientos que realiza, incluidas las condiciones para otorgar, renovar, mantener, ampliar, reducir, suspender, restaurar y revocar un certificado;
II. Descripción de los requisitos para la certificación, incluidos los requisitos técnicos específicos para cada clase de certificado;
III. Una descripción detallada sobre los derechos y obligaciones de los responsables y encargados certificados;
IV. Información detallada sobre los procedimientos de auditoría que realiza;
V. Información sobre los procedimientos para la recepción y tratamiento de quejas, reclamaciones y apelaciones;
VI. Información de precios y tarifas, en caso de que las hubiere;
VII. Un vínculo al Registro que mantendrá el Instituto que contenga los responsables y encargados certificados, y
VIII. Un padrón de auditores y expertos que realicen actividades de certificación de dicho certificador que incluya nombre, formación académica, experiencia y competencia para desarrollar las actividades relacionadas con la auditoría.
Subcontratación en la auditoría
Sexagésimo sexto. El certificador deberá revisar su capacidad para llevar a cabo la auditoría solicitada de manera oportuna sin necesidad de subcontratar servicios. Si fuese necesaria la subcontratación, el certificador deberá acreditar frente a la entidad de acreditación, al momento de solicitar la acreditación o al momento de realizar la subcontratación por primera vez, que:
I. Cuenta con una política en la que se describan las condiciones bajo las cuales puede tener lugar una subcontratación;
II. Asume la responsabilidad de las auditorías subcontratadas;
III. Asume la responsabilidad exclusiva para otorgar, renovar, mantener, ampliar, reducir, suspender, restaurar o revocar la certificación;
IV. Cuenta con mecanismos y procedimientos para que el responsable o encargado solicitante pueda objetar la participación del personal subcontratado por parte del certificador y para asegurar que el subcontratado y, en su caso, su personal, es competente y cumple con los presentes Parámetros;
V. Cuenta con mecanismos para evitar posibles conflictos de interés, y
VI. Cuenta con mecanismos para asegurar que el subcontratado mantiene la confidencialidad de la información.
Criterios generales de operación para la auditoría
Sexagésimo séptimo. El certificador deberá observar lo dispuesto en los parámetros Cuadragésimo segundo al Cuadragésimo octavo, en lo que refiere a certificación.
Certificado
Sexagésimo octavo. El certificador debe proporcionar un certificado al responsable o encargado certificado, mismo que deberá contener:
I. La identificación y el logotipo del certificador;
II. La identificación única del responsable o encargado certificado;
III. Oficinas y, en sus caso, páginas de Internet que se encuentran amparadas por el certificado;
IV. El número de certificación única del responsable o encargado certificado;
V. La fecha efectiva de otorgamiento del certificado y su vigencia;
VI. Descripción del alcance del certificado, y
VII. Una declaración de conformidad con la Ley, el Reglamento, los presentes Parámetros y demás normativa aplicable.
El certificador debe establecer procedimientos y planes para llevar a cabo auditorías periódicas de
mantenimiento y vigilancia, incluyendo visitas de auditoría, en intervalos anuales para asegurar el cumplimiento continuo por parte de los responsables y encargados.
Vigencia y Renovación del certificado
Sexagésimo noveno. Las certificaciones otorgadas en materia de protección de datos personales, tendrán una vigencia de dos años. Al término de la vigencia, el interesado deberá presentar la solicitud de renovación correspondiente ante el certificador, el cual evaluará la pertinencia de concederla de acuerdo con los procedimientos establecidos para tal efecto.
Referencia a la certificación y uso de símbolos
Septuagésimo. El certificador deberá elaborar un instructivo para la protección y uso del distintivo que identificará a los responsables y encargados certificados. Dicho símbolo deberá indicar claramente las actividades a las que se refiere el certificado y su alcance.
Asimismo, el certificador deberá tomar medidas eficaces para asegurarse de que el responsable o encargado certificado haga uso del símbolo de certificación en actividades que se ubiquen dentro del alcance de la certificación, evite su uso o declaraciones engañosas o no autorizadas y tenga el debido cuidado para que ningún informe o certificado se utilice de manera engañosa.
Los certificadores deberán tomar las acciones adecuadas para tratar las referencias incorrectas a la condición de responsable o encargado certificado, o el uso engañoso de los símbolos de certificación que éstos pudieran realizar.
Ampliación del certificado
Septuagésimo primero. En respuesta a una solicitud de ampliación del alcance de un certificado, el certificador debe desarrollar las actividades necesarias para determinar si puede o no otorgarse dicha ampliación, como son los procedimientos de auditoría, toma de decisión y otorgamiento del certificado.
Suspensión del certificado
Septuagésimo segundo. El certificador deberá prever un procedimiento para suspender la certificación que incluya un plazo para que el responsable o encargado certificado manifieste lo que a su derecho convenga. El procedimiento podrá ser iniciado a petición de parte afectada, por el Instituto, o de oficio, por el certificador.
Serán causas de suspensión del certificado cuando el responsable o encargado certificado:
I. Deje de cumplir con alguno de los requisitos con base en los cuales se le otorgó el certificado;
II. Deje de cumplir con alguna de sus obligaciones como responsable o encargado certificado, o
III. No haya cubierto sus cuotas de certificación, en caso de que las hubiere.
El certificador entregará un informe escrito al responsable o encargado certificado, indicando la justificación para la suspensión y el tiempo que tendrá para subsanar dichas faltas.
Una vez que se hayan subsanado en su totalidad las causas que dieron origen a la suspensión dentro del plazo previsto para ello, el certificado podrá ser restaurado de conformidad con lo previsto por el certificador dentro sus procedimientos y condiciones, exponiéndose los motivos que justifican la restauración del certificado respectivo.
Solicitud de interrupción temporal del certificado
Septuagésimo tercero. El responsable o encargado podrá solicitar al certificador la interrupción temporal de su certificado, motivando las causas de la misma e indicando el plazo de la interrupción solicitada con la intención de que el certificador determine su procedencia.
Revocación y reducción del certificado
Septuagésimo cuarto. El certificador deberá prever procedimientos para revocar o reducir el alcance del certificado que incluya un plazo para que el certificador manifieste lo que a su derecho convenga. El procedimiento podrá ser iniciado a petición de parte afectada, por el Instituto, o de oficio, por el certificador.
Los certificadores deberán revocar o reducir el certificado a responsables y encargados cuando éstos:
I. No subsanen las causas que dieron origen a la suspensión del certificado en el plazo previsto para ello;
II. Dejen de cumplir, de manera reiterada, con alguno de los requisitos con base en los cuales se les otorgó el certificado, o el certificador determine que el incumplimiento es grave, de acuerdo con criterios objetivos, debidamente fundados y motivados;
III. Dejen de cumplir, de manera reiterada, con alguna de sus obligaciones como responsables o encargados certificados, o el certificador determine que el incumplimiento es grave, de acuerdo con criterios objetivos, debidamente fundados y motivados, o
IV. Que el Instituto haya sancionado al responsable certificado en alguna materia relacionada con el alcance del certificado.
Los responsables o encargados tendrán un plazo de diez días para manifestar lo que a su derecho convenga al certificador, contados a partir del día siguiente a la notificación respectiva. Concluido dicho término, el certificador procederá a emitir la determinación sobre la procedencia o no de la revocación o reducción correspondiente.
La revocación del certificado conllevará la prohibición de hacer cualquier alusión a la certificación, así como la de utilizar cualquier tipo de información o símbolo referente a la misma. Para realizar nuevamente dichas actividades, el responsable o encargado deberá iniciar un nuevo procedimiento de certificación.
La reducción del alcance de la certificación excluirá aquellas partes en las que el responsable o encargado en las actualice cualquier de los supuestos previstos en las fracciones anteriores.
Solicitud de terminación del certificado
Septuagésimo quinto. El responsable o encargado podrá solicitar al certificador la terminación de su certificado, motivando las causas de la misma con la intención de que el certificador determine su procedencia.
Alcance de la certificación
Septuagésimo sexto. Los certificadores podrán emitir certificaciones específicas por sector considerando las particularidades del funcionamiento de dicho sector, así como la legislación aplicable en su caso, o por principios, deberes u obligaciones específicas previstas por la Ley, el Reglamento u otra normativa aplicable en la materia.
La certificación podrá realizarse respecto a ciertos tratamientos o a la totalidad de tratamientos que efectúe el responsable o el encargado.
Cuando una entidad de acreditación autorizada o un certificador acreditado tenga poder sustancial en el mercado relevante deberá observar lo dispuesto por la Ley Federal de Competencia Económica, en materia de tarifas, calidad y oportunidad del servicio.
Continuidad de la validez de certificados otorgados
Septuagésimo séptimo. Aquellos certificados emitidos por un certificador al que le haya sido revocada la acreditación se mantendrán válidos hasta terminar su vigencia y serán transferidos a solicitud de los mismos a otro certificador acreditado, quien se encargará de realizar las auditorías de vigilancia correspondientes.
Capítulo IV
De la notificación de los esquemas de autorregulación vinculante
Notificación simultánea
Septuagésimo octavo. Los esquemas de autorregulación vinculante que convengan los particulares en términos del primer párrafo del artículo 44 de la Ley, serán notificados de manera simultánea a las autoridades sectoriales que correspondan y al Instituto, para lo cual el Instituto desarrollará el procedimiento correspondiente.
La obligación de notificar el esquema de autorregulación vinculante corresponde a los responsables, sin perjuicio de que el administrador externo al responsable pueda llevar a cabo dicha notificación ante el Instituto.
Requisitos para la notificación
Septuagésimo noveno. La notificación de un esquema de autorregulación vinculante deberá hacerse por
escrito o a través de los medios habilitados por el Instituto, y debe incluir lo siguiente:
I. El documento en el que conste el esquema de autorregulación vinculante, en idioma Español, que se pretende registrar ante el Instituto, incluyendo los contenidos previstos en el Capítulo II de los presentes Parámetros;
II. Listado de los nombres, denominaciones o razones sociales de los adheridos al esquema de autorregulación vinculante, así como de las organizaciones civiles o gubernamentales, nacionales o extranjeras, que hayan convenido el esquema de autorregulación vinculante, en su caso;
III. Nombre, denominación o razón social del o de los administradores del esquema de autorregulación vinculante y su domicilio para oír y recibir notificaciones;
IV. En su caso, el alcance y vinculación internacional, considerando esquemas de autorregulación de otros países, regionales o internacionales y su vinculación con esquemas de cooperación transfronteriza entre autoridades;
V. En el caso de esquemas de autorregulación vinculante que previeren el uso de algún distintivo, deben adjuntarse las características técnicas del mismo, así como señalar los derechos de propiedad intelectual por los que, en su caso, se encontrara protegido, e
VI. Información sobre las entidades de auditoría, certificación o acreditación que intervendrán en los procesos de revisión de tercera parte, y en la administración de mecanismos alternativos de solución de controversias, en caso de que los hubiere.
Reconocimiento de los esquemas de autorregulación vinculante
Octogésimo. Para que un esquema de autorregulación vinculante sea considerado como tal por el Instituto, en el marco de la Ley, su Reglamento y los presentes Parámetros, éste deberá encontrarse inscrito en el registro.
En los casos de que el esquema de autorregulación vinculante sea representativo de una industria o sector, o que por su grado de especialización así lo requiera, el Instituto podrá solicitar la opinión de otras autoridades o expertos en la materia, para su inscripción en el registro.
Capítulo V
Del Registro
Notificación de los esquemas de autorregulación vinculante
Octogésimo primero. Los esquemas de autorregulación vinculante notificados al Instituto que, a juicio del Instituto, reúnan los requisitos previstos en la Ley, su Reglamento y los presentes Parámetros, serán inscritos en el registro que para tal efecto administre.
El Instituto emitirá las reglas de operación y funcionamiento de dicho registro.
TRANSITORIOS
PRIMERO. Los presentes Parámetros entrarán en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Federación.
SEGUNDO. Las reglas de operación y funcionamiento del registro a que se refiere el parámetro Octogésimo, en el que se inscribirán los esquemas de autorregulación vinculante que cumplan con lo dispuesto en la Ley, el Reglamento y los Parámetros, serán publicadas por el Instituto a más tardar dentro de los seis meses siguientes a la entrada en vigor de los presentes Parámetros.
TECERO. El Instituto comenzará a dar trámite a las solicitudes de inscripción de esquemas de autorregulación vinculante en el registro y a las solicitudes de autorización para entidades de acreditación a los nueve meses siguientes a la entrada en vigor de los presentes Parámetros.
México, D.F., a 28 de diciembre de 2012.- El Secretario de Economía, Ildefonso Guajardo Villarreal.- Rúbrica.
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